Українська
Основним завданням начальника ЗВ є організація і забезпечення діловодства в університеті та керівництво діяльністю ЗВ.
Для виконання зазначених завдань начальник ЗВ зобов’язаний:
- забезпечувати своєчасне оброблення кореспонденції, яка надходить до ЗВ та відправлення її за призначенням;
- проводити попередній розгляд вхідних документів та передавати їх до ректорату для розгляду керівництвом університету;
- забезпечувати контроль за строками виконання документів та їх правильним оформленням;
- організовувати роботу з реєстрування, обліку, зберігання та передавання до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, в тому числі наказів та розпоряджень ректора;
- організовувати роботу з формування справ та їх передачу на зберігання в архівосховище університету;
- організовувати ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування» (далі – «ДСК»);
- організовувати впровадження системи електронного документообігу;
- здійснювати методичне керівництво організацацією діловодства та архівної справи в структурних підрозділах університету;
- готувати довідки про роботу ЗВ та інформацію про стан документообігу в університеті;
- розроблювати інструкцію з діловодства в університеті та організовувати її впровадження;
- розроблювати положення про ЗВ та посадові інструкції працівників ЗВ;
- організовувати забезпечення доступу до публічної інформації в університеті;
- організовувати роботу з обліку та зберігання печаток і штампів в університеті;
- засвідчувати копії документів у встановленому порядку;
- вживати заходів щодо забезпечення працівників ЗВ необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, інвентарем, оргтехнікою тощо;
- розробляти номенклатуру справ університету та брати участь у роботі експертної комісії університету;
- звітувати у встановленому порядку;
- не допускати розголошування конфіденційної інформації та інформації з обмеженим доступом (з грифом «ДСК»);
- забезпечувати дотримання вимог нормативних актів з охорони праці, пожежної безпеки та гігієни праці у ЗВ, контролювати дотримання цих вимог підлеглими працівниками.
Belonging Department: