Михальчук Лілія Миколаївна

Основним завданням начальника ЗВ є організація і забезпечення діловодства в університеті та керівництво діяльністю ЗВ.

Для виконання зазначених завдань начальник ЗВ зобов’язаний:

• забезпечувати своєчасне оброблення кореспонденції, яка надходить до ЗВ та відправлення її за призначенням;
• проводити попередній розгляд вхідних документів та передавати їх до ректорату для розгляду керівництвом університету;
• забезпечувати контроль за строками виконання документів та їх правильним оформленням;
• організовувати роботу з реєстрування, обліку, зберігання та передавання до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, в тому числі наказів та розпоряджень ректора;
• організовувати роботу з формування справ та їх передачу на зберігання в архівосховище університету;
• організовувати ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування» (далі – «ДСК»);
• організовувати впровадження системи електронного документообігу;
• здійснювати методичне керівництво організацацією діловодства та архівної справи в структурних підрозділах університету;
• готувати довідки про роботу ЗВ та інформацію про стан документообігу в університеті;
• розроблювати інструкцію з діловодства в університеті та організовувати її впровадження;
• розроблювати положення про ЗВ та посадові інструкції працівників ЗВ;
• організовувати забезпечення доступу до публічної інформації в університеті;
• організовувати роботу з обліку та зберігання печаток і штампів в університеті;
• засвідчувати копії документів у встановленому порядку;
• вживати заходів щодо забезпечення працівників ЗВ необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, інвентарем, оргтехнікою тощо;
• розробляти номенклатуру справ університету та брати участь у роботі експертної комісії університету;
• звітувати у встановленому порядку;
• не допускати розголошування конфіденційної інформації та інформації з обмеженим доступом (з грифом «ДСК»);
• забезпечувати дотримання вимог нормативних актів з охорони праці, пожежної безпеки та гігієни праці у ЗВ, контролювати дотримання цих вимог підлеглими працівниками.