Українська
Фахівець загального відділу - працівник, який здійснює прийом і перегляд кореспонденції, що надійшла телекомунікаційним каналом та з поштового відділення зв’язку, реєструє, вручає та веде облік вхідних документів.
Основним завданням фахівця загального відділу є вести приймання, облік та реєстрацію вхідної кореспонденції, звернень громадян, документів з грифом «Для службового користування» (далі - «ДСК»), вчасно вручати кореспонденцію у структурні підрозділи після перегляду керівництвом, відправляти вихідну кореспонденцію, а копії вручати виконавцям.
Для виконання зазначених завдань фахівець зобов’язаний:
- щоденно переглядати кореспонденцію, яка надійшла електронною поштою на скриньку загального відділу, з відділення поштового зв’язку, кур’єрською доставкою тощо;
- щоденно вести облік кількості отриманих документів;
- реєструвати кореспонденцію на картках та в журналах і передавати начальнику загального відділу на попередній розгляд, для розгляду керівництвом університету;
- вчасно переносити на картку резолюцію керівництва, а документ передавати в структурні підрозділи університету під розписку;
- надсилати електронною поштою (e-mail), або по телефону, нагадування виконавцям про наближення строків виконання документів;
- здійснювати контроль термінів виконання;
- здійснювати оперативний пошук документів;
- копії документів, які потребують відповіді і в резолюції яких є декілька виконавців, знімати у лабораторії комп’ютерної обробки та науково-технічної інформації та вчасно вручати виконавцям;
- не допускати розголошування конфіденційної інформації та інформації з обмеженим доступом (з грифом «ДСК»);
- вносити відповідні зміни в реєстраційні картки, виконані документи підшивати у справи;
- впроваджувати електронний документообіг.
Belonging Department: