Українська
Секретар загального відділу - працівник, який здійснює реєстрацію та відправлення вихідної кореспонденції, науково-технічних фахових видань університету, веде облік використаних марок, оформляє справи для зберігання в загальному відділі університету.
Основним завданням секретаря загального відділу - це ведення реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції, науково-технічних фахових видань університету, ведення обліку використаних марок.
Для виконання зазначених завдань секретар зобов’язаний:
- реєструвати вихідну кореспонденцію на картках;
- перевіряти правильність оформлення вихідних документів;
- надавати рекомендації по оформленню вихідних документів;
- вчасно переносити резолюцію з листа-відповіді на картку вихідного листа-запиту, а документ передавати виконавцю;
- формувати справи згідно з номенклатурою справ для зберігання в загальному відділі університету;
- здійснювати оперативний пошук документів;
- звіряти один раз в тиждень картотеку вихідної кореспонденції;
- вести журнали обліку використаних марок, реєстрації авторефератів, запису інформаційних листів та повідомлень згідно номенклатури справ загального відділу;
- здійснювати комп’ютерний набір документів, створених у загальному відділі;
- перевіряти правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються начальнику загального відділу на підпис, забезпечувати якісне їх редагування;
- складати за дорученням начальника загального відділу листи, запити, інші документи, готувати відповіді авторам листів;
- вести реєстраційно-контрольну картотеку;
- друкувати за вказівкою начальника загального відділу службові матеріали, необхідні для його роботи, або вводити поточну інформацію в банк даних;
- не допускати розголошування конфіденційної інформації.
Belonging Department: